Tout ce que Heurly sait faire, expliqué pas à pas et sans jargon.
Démarrer
Créer votre compte et mettre votre activité en ligne en une dizaine de minutes.
Créer votre compte
La création du compte prend deux minutes. Vous pourrez tout modifier ensuite, rien n’est définitif.
Cliquez sur « Créer un compte » en haut du site.
Renseignez votre nom, le nom de votre activité, votre téléphone et votre adresse email.
Choisissez un mot de passe d’au moins 8 caractères, puis saisissez-le une seconde fois.
Validez. Un email de confirmation part immédiatement : ouvrez-le et cliquez sur le lien.
Vous arrivez alors sur la configuration de votre activité.
Si l’email de confirmation n’arrive pas dans les cinq minutes, regardez dans vos indésirables. L’expéditeur est bonjour@heurly.fr.
L’adresse email que vous indiquez ici est celle qui vous servira à vous connecter.
Configurer votre activité (les 6 étapes)
Juste après l’inscription, un assistant vous pose les questions indispensables pour mettre votre page en ligne. Chaque étape se modifie plus tard.
Votre activité : le nom affiché aux clients, votre secteur (coiffure, esthétique, massage…) et l’adresse de votre page. Cette adresse devient votre lien public : heurly.fr/votre-nom.
Où vous exercez : sur place, en déplacement, ou les deux. Si vous vous déplacez, indiquez le centre de votre zone et son rayon en kilomètres.
Votre image : si vous avez déjà un site, collez son adresse — Heurly en reprend les couleurs automatiquement. Sinon, passez cette étape.
Vos horaires : pour chaque jour, ouvert ou fermé, et les heures. Des horaires classiques sont proposés par défaut, ajustez-les.
Votre première prestation : un nom, une durée, un prix. C’est ce que vos clients pourront réserver dès la mise en ligne.
Vos paiements : réglement sur place, ou paiement en ligne avec acompte. Vous pourrez changer d’avis à tout moment.
L’adresse de votre page ne peut plus être modifiée ensuite : choisissez-la courte et sans faute. Un lien déjà pris vous sera signalé tout de suite.
À la fin de l’assistant, votre page est en ligne et réservable. Rien d’autre n’est requis.
Partager votre lien de réservation
C’est le geste qui déclenche tout : sans lien partagé, personne ne peut réserver.
Dans le menu, ouvrez « Ma page ».
Votre adresse publique s’affiche en haut : heurly.fr suivi du nom que vous avez choisi.
Copiez-la et collez-la dans votre biographie Instagram, sur votre page Google, dans votre signature d’email et sur vos cartes de visite.
Cliquez sur « Réservation » pour vérifier ce que vos clients voient exactement.
Le lien fonctionne aussi bien sur téléphone que sur ordinateur, sans que le client ait à créer de compte.
Votre page publique
Ce que voient vos clients, et comment l’adapter à votre image.
Voir votre page comme vos clients
Après chaque modification — prestation, horaire, coordonnées — il vaut mieux vérifier le résultat côté client.
Menu « Ma page ».
Cliquez sur « Accueil » pour voir la présentation de votre activité, ou sur « Réservation » pour dérouler le parcours complet.
La page s’ouvre dans un nouvel onglet : vous pouvez la parcourir sans quitter votre espace.
Adapter les couleurs à votre charte
Par défaut votre page reprend l’habillage Heurly. Vous pouvez la mettre à vos couleurs.
Menu « Ma page », puis la section « Adapter ma page à ma charte graphique ».
Si vous avez un site : collez son adresse et lancez l’import. Les couleurs et le logo en sont extraits automatiquement.
Sinon, choisissez vos couleurs à la main et collez l’adresse de votre logo.
L’aperçu se met à jour en direct. Enregistrez quand le résultat vous convient.
L’import depuis un site est une aide, pas une science exacte : vérifiez toujours le résultat dans l’aperçu et corrigez si besoin.
Apparaître dans l’annuaire Heurly
Heurly propose un annuaire public où les particuliers cherchent un professionnel près de chez eux. Vous y êtes inscrit par défaut.
Vérifiez que votre adresse complète est renseignée dans « Paramètres ».
Une adresse reconnue vous place automatiquement sur la carte et dans les recherches par ville.
Ajoutez une phrase de présentation courte : c’est elle qui s’affiche sous votre nom dans les résultats.
Sans adresse valide, vous n’apparaissez dans aucune recherche par distance. C’est la cause la plus fréquente d’absence des résultats.
Vous pouvez vous retirer de l’annuaire à tout moment depuis vos paramètres, sans que cela affecte votre page de réservation.
Vos prestations
Ce que vos clients peuvent réserver : durée, prix, acompte, temps de pose.
Créer une prestation
Menu « Prestations », puis « Nouvelle prestation ».
Donnez un nom clair, celui que vos clients reconnaîtront.
Choisissez une catégorie : elle sert à regrouper vos prestations sur la page de réservation.
Indiquez la durée en minutes et le prix.
Ajoutez une description si la prestation mérite une explication, et une photo si vous en avez une.
Enregistrez. La prestation est immédiatement réservable.
La durée conditionne les créneaux proposés : une prestation d’1h30 ne s’affichera que là où il reste 1h30 de libre.
En formule Starter, vous pouvez créer jusqu’à 3 prestations. Au-delà, il faut passer en Pro.
Demander un acompte
L’acompte réduit fortement les rendez-vous non honorés. Il se règle en ligne au moment de la réservation.
Ouvrez la prestation concernée.
Activez « Acompte requis ».
Choisissez un montant fixe en euros, ou un pourcentage du prix.
Enregistrez.
L’acompte n’est encaissable que si vous avez connecté un compte de paiement. Sans cela, le client se verra proposer le règlement sur place.
Le reste à payer est calculé automatiquement et rappelé au client.
Gérer un temps de pose
Certaines prestations vous libèrent au milieu : pendant une pose de couleur, vous pouvez recevoir quelqu’un d’autre. Heurly sait le faire.
Ouvrez la prestation et activez la pause technique.
Indiquez au bout de combien de minutes la pause commence.
Indiquez combien de temps elle dure.
Enregistrez : ce créneau redevient réservable pour une autre cliente.
Retirer une prestation sans la supprimer
Une prestation saisonnière ou temporairement indisponible n’a pas à être effacée.
Ouvrez la prestation.
Désactivez-la, ou décochez « Réservable en ligne » si vous préférez la garder visible mais uniquement sur demande.
Enregistrez.
Une prestation désactivée disparaît de votre page publique mais reste dans l’historique de vos rendez-vous passés.
Horaires et absences
Vos jours d’ouverture, vos vacances et les créneaux à bloquer.
Régler vos horaires d’ouverture
Menu « Horaires ».
Pour chaque jour, indiquez s’il est ouvert et vos heures.
Les modifications sont prises en compte immédiatement sur votre page.
Un jour fermé ne propose aucun créneau, même si un client tente d’y accéder directement.
Ouvrir plus tôt pour certaines prestations
Utile quand une prestation longue doit commencer avant l’heure d’ouverture habituelle.
Dans « Horaires », renseignez une heure d’ouverture anticipée pour le jour concerné.
Choisissez les catégories de prestations qui en bénéficient.
Seules ces prestations pourront être réservées sur ce créneau plus matinal.
Poser des vacances ou un jour de fermeture
Menu « Horaires », section des fermetures.
Indiquez la date de début et la date de fin.
Ajoutez un motif si vous voulez vous en souvenir.
Enregistrez : aucun créneau ne sera proposé sur cette période.
Bloquer quelques heures
Pour un rendez-vous personnel, une livraison, une formation : bloquez une plage précise sans fermer la journée.
Menu « Horaires », section des blocages.
Indiquez le début et la fin, à l’heure près.
Enregistrez. Le créneau disparaît des disponibilités.
Vos rendez-vous
Suivre, déplacer, annuler, et saisir un rendez-vous pris par téléphone.
Suivre vos réservations
Menu « Réservations » pour la liste, ou « Calendrier » pour la vue par semaine.
Filtrez par statut : à venir, confirmés, en attente, annulés.
Cliquez sur un rendez-vous pour voir le détail : client, prestation, montant, acompte réglé.
Chaque nouvelle réservation vous est notifiée par email, sans que vous ayez à surveiller l’écran.
Comprendre les statuts
Cinq statuts, qui racontent chacun une situation différente.
En attente : le client a commencé sa réservation mais le paiement de l’acompte n’est pas finalisé. Le créneau est réservé temporairement.
Confirmé : la réservation est ferme. C’est le statut normal.
Honoré : le rendez-vous a eu lieu. C’est ce statut qui déclenche l’émission du ticket.
Annulé : par vous ou par le client.
Absent : le client n’est pas venu. À distinguer d’une annulation, pour vos statistiques.
Saisir un rendez-vous pris par téléphone
Tous vos clients ne réserveront pas en ligne. Saisissez les autres pour garder un planning juste.
Menu « Réservations », bouton d’ajout d’un rendez-vous.
Choisissez la prestation, la date et l’heure.
Renseignez le nom, l’email et le téléphone du client.
Enregistrez : le créneau est bloqué comme une réservation en ligne.
Si vous renseignez l’email du client, il recevra la confirmation et le rappel comme les autres.
Déplacer un rendez-vous
Depuis le calendrier : faites glisser le rendez-vous sur son nouveau créneau, puis confirmez.
Depuis la liste : ouvrez le rendez-vous et choisissez « Déplacer », puis la nouvelle date et heure.
Le client est prévenu automatiquement par email.
Si le nouveau créneau est déjà pris, le déplacement est refusé et le rendez-vous revient à sa place.
Annuler un rendez-vous
Ouvrez le rendez-vous depuis la liste ou le calendrier.
Choisissez d’annuler, et indiquez un motif si vous le souhaitez.
Le client reçoit un email d’annulation.
Vos clients peuvent aussi annuler eux-mêmes depuis le lien reçu par email, dans la limite du délai que vous avez fixé dans vos paramètres.
Marquer un rendez-vous comme honoré
C’est cette action qui émet le ticket de caisse. Elle peut être automatique.
Ouvrez le rendez-vous passé et marquez-le comme honoré.
Le ticket est émis dans la foulée, et envoyé au client si vous avez activé l’envoi automatique.
Si le client n’est pas venu, marquez-le comme absent plutôt qu’annulé.
Dans « Paramètres », l’option « Marquer automatiquement les RDV passés comme honorés » vous évite de le faire à la main.
Liste d’attente
Rappeler les clients en attente dès qu’une place se libère.
Comment fonctionne la liste d’attente
Quand un client ne trouve aucun créneau qui lui convient, il peut s’inscrire en indiquant ses dates souhaitées plutôt que de partir.
Le client s’inscrit depuis votre page de réservation, en précisant sa période et son créneau préféré.
Vous retrouvez la demande dans le menu « Liste d’attente ».
Quand une place se libère, sélectionnez la personne et proposez-lui le créneau.
Elle reçoit un email et peut réserver directement.
L’envoi de la notification demande la formule Pro. La liste elle-même reste consultable en Starter.
Relier votre agenda Outlook
Un seul agenda à consulter : vos rendez-vous Heurly s’y ajoutent, et ce que vous y notez bloque vos horaires.
À quoi ça sert
Sans cette connexion, vous tenez deux agendas qui s’ignorent. Un rendez-vous pris au téléphone et noté dans Outlook reste invisible pour Heurly, qui continue de vendre l’horaire — et deux personnes se présentent en même temps.
Vos rendez-vous Heurly s’ajoutent tout seuls dans votre agenda Outlook. Vous n’avez plus à les recopier.
Ce que vous notez dans Outlook bloque l’horaire correspondant sur Heurly, en quelques secondes.
Vous choisissez quels agendas Heurly regarde : le professionnel, le personnel, ou les deux.
Heurly lit les horaires occupés et l’intitulé de vos événements, pour que vous les reconnaissiez dans votre planning. Ni les personnes qui y participent, ni les lieux, ni les descriptions. L’intitulé reste dans votre espace : vos clients ne voient qu’un horaire indisponible.
C’est facultatif. Sans connexion, Heurly fonctionne exactement comme avant.
Connecter votre agenda
Menu « Paramètres », section « Mon agenda ».
Cliquez sur « Connecter Outlook ». Microsoft vous demande votre mot de passe, puis votre accord.
Vous revenez sur Heurly avec la liste de vos agendas Outlook.
Cochez ceux que Heurly doit regarder, et indiquez celui où ajouter vos rendez-vous Heurly.
Enregistrez : la synchronisation démarre dans la minute.
Tant que vous n’avez rien coché, rien ne se synchronise : le compte est relié, mais inactif.
Depuis l’application mobile, vous pouvez modifier vos choix et vous déconnecter. La toute première connexion se fait sur heurly.fr.
Choisir ce que Heurly regarde
Un compte Outlook contient souvent plusieurs agendas : un professionnel, un personnel, des agendas partagés, celui des anniversaires. Vous décidez lesquels comptent.
Cochez un agenda pour que ce que vous y notez bloque vos horaires sur Heurly.
Laissez décoché celui que Heurly doit ignorer — les anniversaires, par exemple, n’ont pas à fermer vos journées.
Choisissez un seul agenda pour recevoir vos rendez-vous Heurly : les y écrire dans plusieurs créerait des doublons.
Vous pouvez aussi n’en choisir aucun : Heurly regarde vos agendas sans jamais rien y écrire.
Décocher un agenda rouvre à la réservation les horaires qu’il bloquait — même ceux où vous êtes réellement pris. Heurly vous prévient avant d’enregistrer.
Certains agendas partagés ne peuvent pas être modifiés : Heurly ne peut donc pas y ajouter vos rendez-vous, seulement les lire.
Les horaires bloqués par votre agenda redeviennent réservables.
Vos rendez-vous Heurly ne s’ajouteront plus dans Outlook.
Les rendez-vous déjà déposés dans votre agenda Outlook y restent : Heurly ne vide jamais votre agenda.
Si vous repassez en formule Starter, la connexion est suspendue automatiquement et vos horaires se rouvrent. Vous devrez la refaire en revenant au Pro.
Encaisser vos clients
Connecter votre compte, choisir vos modes de paiement, savoir où va l’argent.
Connecter votre compte de paiement
Sans compte connecté, vous ne pouvez pas encaisser d’acompte en ligne. La connexion se fait via Stripe, qui vérifie votre identité.
Menu « Paiements ».
Sélectionnez Stripe comme fournisseur.
Cliquez sur « Connecter Stripe » : vous êtes redirigé vers un formulaire sécurisé.
Renseignez vos informations professionnelles et votre IBAN.
De retour sur Heurly, votre compte apparaît comme actif.
Les paiements vont directement sur VOTRE compte bancaire. Heurly ne prélève aucune commission sur vos encaissements.
Tant que la connexion n’est pas terminée, vos clients ne verront que le règlement sur place.
Choisir ce que vous acceptez
Menu « Paiements », section des modes acceptés.
Activez le paiement en ligne par carte si vous voulez encaisser des acomptes.
Activez le règlement sur place si vos clients peuvent payer en venant.
Au moins un des deux doit rester actif.
Si une prestation demande un acompte, le client devra le régler en ligne même s’il paie le reste sur place.
Où va l’argent, et quand
Les acomptes réglés en ligne arrivent sur votre compte Stripe, puis sur votre compte bancaire.
Le client paie au moment de réserver.
La somme apparaît sur votre tableau de bord Stripe.
Stripe la verse sur votre compte bancaire selon le rythme que vous y avez réglé, généralement sous quelques jours.
Heurly ne conserve jamais votre argent et n’a pas accès à votre compte bancaire.
Aucun numéro de carte ne transite par Heurly.
Tickets, factures et archives
Les documents que vous remettez à vos clients, et ceux que vous devez conserver.
Renseigner vos informations légales
À faire une fois, avant d’émettre votre première facture : ces mentions sont obligatoires et figureront sur tous vos documents.
Menu « Paramètres », section des informations légales.
Renseignez votre raison sociale, votre SIRET et votre forme juridique.
Ajoutez votre numéro de TVA et votre RCS si vous en avez.
Si vous êtes en franchise en base de TVA, indiquez-le : la mention légale correspondante sera ajoutée automatiquement.
Enregistrez.
Une facture sans ces mentions n’est pas conforme. Prenez cinq minutes pour les saisir dès le début.
Le ticket de caisse
Il est émis automatiquement dès qu’un rendez-vous est marqué comme honoré. Vous n’avez rien à faire.
Marquez le rendez-vous comme honoré, ou laissez l’option automatique s’en charger.
Le ticket est créé avec un numéro qui se suit sans trou.
Depuis le rendez-vous, vous pouvez l’envoyer au client par email.
La loi interdit l’impression systématique du ticket : il n’est remis qu’à la demande du client, et l’email suffit.
Un ticket émis ne peut plus être modifié ni supprimé. C’est une obligation légale, pas une limite de l’application.
Générer une facture
Un client vous demande une facture — pour sa comptabilité, un remboursement, un cadeau d’entreprise.
Ouvrez le rendez-vous concerné dans « Réservations ».
Cliquez sur « Générer une facture ».
La facture reprend vos informations légales et le détail de la prestation.
Envoyez-la au client par email en un clic.
Pour une prestation de service, la facture est obligatoire dès 25 € si le client la demande.
La facturation demande la formule Pro.
Télécharger vos archives
La conservation de vos pièces comptables vous incombe : six ans pour le fisc, dix ans au titre du code de commerce. Heurly vous les restitue, mais ne s’y substitue pas.
Menu « Mes archives ».
Téléchargez les exports tableur : tickets, factures, rendez-vous. Ils s’ouvrent dans Excel ou LibreOffice.
Téléchargez aussi l’archive intégrale : c’est elle qui permet de régénérer un document ou de prouver qu’il n’a pas été modifié.
Rangez ces fichiers avec vos autres pièces comptables.
Prenez l’habitude de le faire une fois par an, et impérativement avant de fermer votre compte.
Heurly conserve vos documents pendant toute la durée de votre abonnement, puis quatre-vingt-dix jours.
Les emails automatiques
Ce que Heurly envoie à votre place, et ce que vous pouvez régler.
Quels emails sont envoyés
Tout part de bonjour@heurly.fr, à votre nom, sans que vous ayez à y penser.
À votre client : confirmation de réservation, rappel avant le rendez-vous, annulation, modification de créneau, ticket et facture.
À vous : notification à chaque nouvelle réservation, et récapitulatif quotidien de votre journée.
À un client en liste d’attente : proposition de créneau quand une place se libère.
Régler le rappel avant rendez-vous
Le rappel est ce qui réduit le plus les oublis. Réglez-le selon votre activité.
Menu « Paramètres ».
Renseignez le nombre d’heures avant le rendez-vous : 24 heures convient à la plupart des activités.
Indiquez 0 pour désactiver complètement le rappel.
Les rappels automatiques demandent la formule Pro.
Recevoir le récapitulatif de votre journée
Menu « Paramètres ».
Indiquez l’heure d’envoi souhaitée, par exemple 7 pour 7 heures du matin.
Laissez le champ vide pour ne pas le recevoir.
Vérifier qu’un email est bien parti
Un client affirme n’avoir rien reçu ? Le journal vous dit ce qui a été envoyé, et ce qui a échoué.
Ouvrez le rendez-vous concerné.
Consultez le journal des emails : destinataire, objet, date et état.
Un email « rebondi » signale une adresse invalide ou une boîte pleine — vérifiez l’adresse avec le client.
Les réglages qui comptent
Les paramètres qui changent vraiment le comportement de votre page.
Vos coordonnées
Menu « Paramètres ».
Renseignez le téléphone, l’email et l’adresse affichés à vos clients.
Ajoutez l’adresse de votre site si vous en avez un : un lien apparaîtra sur votre page.
L’espacement des créneaux
Ce réglage détermine les heures proposées : toutes les 15, 30 ou 60 minutes.
Menu « Paramètres », champ de granularité des créneaux.
Indiquez 30 pour des rendez-vous à 9h00, 9h30, 10h00…
Indiquez 15 si vous enchaînez des prestations courtes.
Plus l’espacement est fin, plus vous remplissez votre journée — mais plus les trous sont difficiles à combler.
Les délais de réservation
Jusqu’à quand un client peut réserver, et combien de temps à l’avance.
Délai minimum : le nombre de jours entre la réservation et le rendez-vous. Réglez-le à 1 pour empêcher les réservations à la dernière minute.
Délai maximum : jusqu’à combien de jours dans le futur on peut réserver. 90 jours est un choix courant.
Délai d’annulation : au-delà, le client ne peut plus annuler seul et doit vous appeler.
Les réservations non finalisées
Quand un client commence à réserver sans aller au bout du paiement, son créneau est retenu quelques minutes.
Menu « Paramètres », champ d’expiration.
Trente minutes est un bon équilibre : assez pour laisser le temps de payer, assez court pour ne pas bloquer un créneau.
Les deux automatismes à connaître
Marquer automatiquement les rendez-vous passés comme honorés : vous évite de le faire à la main, et déclenche l’émission des tickets.
Envoyer automatiquement le ticket au client : le ticket part par email dès son émission.
Si vous avez souvent des absences non signalées, laissez le premier automatisme désactivé pour trier vous-même.
Vos statistiques
Comprendre votre activité en chiffres.
Lire vos statistiques
Le menu « Statistiques » regroupe votre chiffre d’affaires, vos prestations les plus demandées et la répartition de vos rendez-vous.
Choisissez la période à analyser.
Le chiffre d’affaires mensuel se lit sur douze mois glissants.
La répartition par catégorie montre ce qui fait tourner votre activité.
Le taux d’annulation et d’absence signale les rendez-vous perdus.
Les statistiques demandent la formule Pro.
Votre compte et votre abonnement
Formules, mot de passe, accès de vos collaborateurs.
Pro : prestations illimitées, statistiques, factures, rappels automatiques, notifications de liste d’attente.
Team : tout le plan Pro, plus la gestion de plusieurs collaborateurs.
Changer de formule
Menu « Abonnement ».
Choisissez la formule et le rythme de facturation, mensuel ou annuel.
Vous êtes redirigé vers un paiement sécurisé.
Votre nouvelle formule est active immédiatement après le paiement.
La facturation annuelle revient à payer dix mois pour douze.
Pour changer ou résilier ensuite, utilisez « Gérer l’abonnement » : vous accédez à votre espace de facturation, où vous pouvez aussi récupérer vos factures Heurly.
Mot de passe oublié
Sur la page de connexion, cliquez sur « Mot de passe oublié ? ».
Saisissez votre adresse email.
Ouvrez le lien reçu et choisissez un nouveau mot de passe.
Le lien n’est valable qu’un temps limité. Passé ce délai, recommencez la démarche.
Les rôles de votre équipe
Trois niveaux d’accès, du plus large au plus restreint.
Propriétaire : accès complet, y compris les paiements et l’abonnement.
Administrateur : gère les prestations, les horaires, les paramètres et les statistiques.
Collaborateur : consulte et gère les rendez-vous, sans toucher aux réglages.
La gestion de plusieurs collaborateurs demande la formule Team.